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《高级文 秘、高级行政助理职业化训练》(张译文)

● 课程背景 
    秘书与助理工作是看起来很简单，但要做到优秀是非常困难的，因为只有专业的知识是不够的，还要有丰富的工作经验、足够的细心、过人的悟性、高效的工作方法、游刃有余的关系协调能力。
    所以高级秘书与助理如果没有受过系统、专业的训练，将无法从战略的高度、全方位的视角认知秘书与助理的工作；主要靠自己的经验工作，缺乏理论支持，工作总是被动行事、抓不住工作重点、达不到领导的要求；想为领导作的更多、更好却找不到好的思路、方法；有时遇到一些难题解决不好，还会导致工作失误。
    诸如此类的问题，都是每个高级秘书与助理都要面对的，如何把握正确思路和方向、找到最适当方法，迅速提升自身职业素养就是我们这次训练的主要目的。

● 课程收获
 ◇ 掌握高级行政文秘所具备的基本技能、技巧
 ◇ 善于处理工作中的难点，掌握待人接物的技巧，实现高效的时间管理
 ◇ 实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接
 ◇ 善于上传下达，掌握有效沟通的技巧
 ◇ 学习掌握规范的商务写作技巧，提高公文写作水平
 ◇ 学习掌握会议的组织思路及高效率的组织方法
 ◇ 掌握高级的商务活动礼仪，塑造自己的职业形象，适应不同商务场合的要求
 ◇ 学习专业的商务接待与宴请礼仪，融洽各方关系、达成企业目标

● 培训提纲
序言：如何用正确的心态面对你的工作
      心态的正确与否  决定你的个人绩效
      如何建立正确的工作心态
一、企业行政文秘职业特性与素质要求
 ◇ 文秘人员工作内容是什么
    案例：秘书岗位的评价
 ◇ 文秘人员的职责与主要工作内容
    案例：文秘人员的职位说明书样板
 ◇ 优秀文秘人员的胜任素质
二、有效沟通与工作协调技巧
 ◇ 沟通的意义
 ◇ 中国式沟通的侧重点是什么
 ◇ 常用沟通方式比较
    案例：非语言沟通方式的应用技巧分析
 ◇ 沟通方法的技巧
    听的技巧   说的技巧   问的技巧  看的技巧
    案例：应用技巧分析
    如何听懂上级真实的意图
 ◇ 如何面对不同沟通对象采取不同的方法
    案例：应用技巧分析
 ◇ 如何与你的上司良好沟通
    原则   方法   技巧 
    案例分析：分组讨论、实景演练
 ◇ 秘书人员如何与下级、平级沟通
    注意事项  工作方法
    案例：领导有错误   你该怎么办？
    案例：如何与同事或下级相处？
    案例：有人在你面前抱怨你的领导该怎么办？
 ◇ 电话沟通的技巧
    接听电话的基本原则
    接听电话的几项注意
    案例：如何处理上级的电话
 ◇ 传真管理的技巧
 ◇ 邮件管理的技巧
三、时间管理及工作统筹技巧
 ◇ 时间管理的误区
 ◇ 时间管理的原则
    第一原则：目标管理
    第二原则：抓住重点原则 80/20法则
    第三原则：轻重缓急的优先管理
    时间管理的20个策略
四、会务管理与大型活动的技巧
 ◇ 会务分类－组织思路
 ◇ 组织阶段：会前准备、会中协助、会后整理
 ◇ 如何担任会议主持人
 ◇ 如何当好会议秘书？
    案例：大型会议及活动策划案
 ◇ 如何避免陷于会议忙碌之中？
 ◇ 如何管理上级的工作时间
五、文件资料管理与运用
 ◇ 文档分类标准
 ◇ 档案管理的原则
 ◇ 文档的索引
 ◇ 电子文档的保管
    案例分析：如何利用档案为公司业务服务？
六、信息档案管理
 ◇ 信息管理基本流程
 ◇ 信息的收集整理
 ◇ 信息的传递
 ◇ 信息的储存与保密
七、公文写作与处理实务
 ◇ 公文分类
 ◇ 公文的结构
 ◇ 秘书文字支持应达到的要求
 ◇ 公文写作基本要领
 ◇ 13种常用公文模版
 ◇ 主要公文写作的要点分析
    案例分析：主要公文写作分析
八、商务礼仪、商务接待与商务宴请
 ◇ 个人职业形象塑造
    1、个人形象的原则：职业精神 、个人素养
    2、商务着装的原则(女士、男士)：个性原则、和谐原则、TPO原则；
    3、常见着装误区点评；
    4、举止礼仪：站姿、坐姿、行姿、蹲姿等
 ◇ 商务接待的礼仪   
    1、日常商务接待工作
       问候 （称呼、礼节、握手 鞠躬）
       接引 （步行、乘车、搭乘电梯、）
       交流 （介绍、称谓）
       名片交换 
    2、外交礼仪
       东西方礼仪文化比较、国际商务礼仪基本理念、适用范围、特征及原则
       外交礼仪中的禁忌
    3、商务交往中的馈赠礼仪
       纪念品和礼品、礼品选择、赠送时机、赠礼禁忌
       案例分析：
 ◇ 商务宴请礼仪
   (一)商务宴请的程序
    1．确定宴请对象、规格和范围
       宴请对象、规格和范围的依据是宴请的性质、目的、主宾的身份、
       国际惯例等
       种类：正式宴会；便宴；餐会；酒会；茶会；工作餐
       中餐：摆台、餐桌、入座礼仪、开宴时刻等
       西餐：摆台；着装；程序；上菜顺序；服务礼仪；伴餐酒的选点；
       餐巾的用法
    2．确定宴请时间、地点
    3．邀请
       宴会邀请可书写请柬、面对面或电话邀请
    4．订菜
       喜好与禁忌（宗教禁忌、民族禁忌、职业禁忌、健康禁忌、口味禁忌等）
    5．席位安排
    6．现场布置
    7、餐饮禁忌
   (二)商务宴请技巧处理
    1、致辞
       欢迎辞 祝酒辞 欢送辞 答谢辞
    2、劝酒、喝酒、拒酒
    3、如何调节气氛？
    4、如何达成宴请的主要目的

● 讲师介绍 张译文女士
    毕业于陕西师范大学外语系本科，西安交通大学管理学院（工商管理）&澳洲格林威治大学（市场营销）MBA硕士;曾被授予美国PPT国际职业培训师认证、香港国际管理学院企业高级咨询顾问资格认证；中国高级管理咨询顾问；企业专案辅导和改善顾问专家&高级讲师；曾获深圳杰出企业咨询顾问专家称号；
    多年担任内外资企业管理高层职务经历。五年企业管理咨询辅导工作，熟悉企业家和经理人的思维模式以及工作心态，深知他们的辛劳和困惑；需求和期望；
    企业咨询 五年来曾对遍布华南珠三角及周边地区、华东及周边、福建、陕西、山西等十多家企业进行企业诊断、项目改善、专案辅导&改善、企业薪酬设计、组织架构优化、构建培训体系等企业咨询辅导；尤其擅长企业专案辅导和流程改善；对企业变革与管理、营销策划及团队建设与管理、国际营销、品牌推广及运营管理等都具有扎实、丰富的实践操作能力和经验；能抓住企业存在的实质问题进行有效改善，有很强解决问题的能力。
    曾辅导过的企业有英国STI咨询管理机构、香港康龙实业股份公司、美国三立集团、美国ASHER机构等大型集团公司、深圳招商物流、深圳LYD高科技股份公司、陕西明道化工材料股份公司、福建龙泰铸造有限公司、广东佛山罗安金属制造有限公司、广东佛山新源陶瓷股份集团、苏州特丽斯电源机构、南京上元红木家具公司。
主讲课程：
    《高级行政文秘职业化训练》、《管理沟通艺术和关系协调》、《外贸实战操作技巧》、《公文写作》、《大客户开发服务与管理》、《会议绩效管理》、《商务礼仪与宴请技巧》。
课程特色：以启发、案例分析、行动学习、互动交流等多元化的方式让受训人员积极参与、分析、总结，从而在互动中得到提升；培训风格语言精练、生动活泼、内容充实、注重学员对技能的实际运用能力的提升。
咨询培训过的企业有：
    中金岭南凡口铅锌矿、罗安集团、特丽斯安防公司、新维大股份集团公司、新源陶瓷集团、佛陶集团、梧州联通公司、南油集团、苏州红豆集团、元意家具制造公司、北京东阳热能集团、华润集团、利达贸易、惠灵通通讯公司、南粤数据通信公司、富士康、航嘉机构、家富富桥集团、厦门开发区地产公司、招商置业、西安利宝生态集团、陕西天人有机股份公司、德宝国际、河南电力、福州红河红木家具、宁波汤姆指设备公司、美国三立集团、ACE机构、北京东阳太阳能炉具厂、凯博监理公司、香港徐弘毅装饰设计公司、海亮硬盘制造公司、广州伟腾集团、粤泰集团、康桥书院、冠乔包装制品有限公司、旭日金属制品有限公司、北京亚都股份公司、深圳电信分公司等。